BIMcloudin ryhmät ja roolit

Ryhmät ja roolit ovat yksi keskeisistä eroista kaupallisten BIMcloud On-Premise- ja SaaS-ratkaisujen sekä rajoitetun Basic-version välillä. Basic-versio on tarkoitettu pienille toimistoille, jotka eivät tee (Teamwork-)yhteistyötä ulkopuolisten kumppaneiden kanssa. Tällaiset toimistot säästävät usein palvelinkustannuksissa käyttämällä työasematasoista laitteistoa, joka riittää vaikka vain yhden Teamwork-projektin pyörittämiseen. Näissä tapauksissa käyttäjien määrä on pieni, eikä kehittyneelle roolien tai käyttäjäryhmien hallinnalle ole tarvetta.

Suuremmissa toimistoissa, joissa on useita Teamwork-projekteja, eri Archicad-versioita ja ulkopuolisia yhteistyökumppaneita, käyttöoikeuksien ja pääsynhallinnan tarve korostuu. Täysversion ominaisuuksista on hyötyä kaikille käyttäjille myös pienemmissä, mutta usein verkottuneissa toimistoissa. Tämä artikkeli keskittyy täysversioiden hyötyihin ja tehokkaaseen käyttöön.

HUOMAA:
Yrityksen Graphisoft-tilin pääkäyttäjällä tai BIMcloud On-Premise -version asentaneella pääylläpitäjällä (masteradmin) on oletuksena täydet käyttöoikeudet kaikkeen. Ryhmät ja roolit eivät siis rajoita heitä. Oletusarvoisesti heidän vastuullaan on määrittää nämä asetukset — muuten muilla käyttäjillä ei ole pääsyä mihinkään.

TÄYSVERSIOIDEN OLETUSASETUKSET – SUUNNITELTU NOPEAAN KÄYTTÖÖNOTTOON

Yksinkertaisuuden avain on periytyvissä asetuksissa. Oletuksena BIMcloudia hallitaan valmiiksi määritellyillä rooleilla ja ryhmillä, jotka vastaavat tyypillisiä vastuita.

Esimerkiksi valittaessa Projektit-juurikansio (vastaava kuin C: tai Macintosh HD), “Yhteydet” (avainkuvake) -paneeli näyttää, miten oletus käyttöoikeudet on rakennettu. Sarakkeissa näkyvät vasemmalla oletusryhmät ja oikealla näille ryhmille määritetyt roolit. Tämä varmistaa, että käyttöoikeudet määritetään tehokkaasti ja johdonmukaisesti, ja ne periytyvät juuresta alikansioihin. Käyttöoikeudet (= roolit) kaikille kohteille (esimerkiksi kansioille) määritetään samalla tavalla joko ryhmille tai yksittäisille käyttäjille.

Alemmilla kansio hierarkiatasoilla (29FINjulkistus) voidaan antaa yhteyksiä ja nähdään ylempää periytyneet.

HUOMAA:
Ylläpitäjän tunnistaa sinisestä “Sheriffi”-tähtikuvakkeesta. Häntä ei kannata lisätä ryhmiin, koska hänellä on jo täydet oikeudet BIMcloudiin.

HELPPO BIMCLOUD SAAS -KÄYTTÖÖNOTTO

Siksi uuden BIMcloud SaaS -ympäristön käyttöönotto on suoraviivaista: lisää käyttäjät ryhmiin, ja kaikki toimii.

Kaksi tärkeintä ryhmää ovat:

• Archicad – Lead Architects
• Management – Project Administrators

Nämä ryhmät vastaavat pitkälti Basic-version käyttäjätason oikeuksia. Jos kaikki käyttäjät lisätään molempiin ryhmiin pienessä toimistossa, he saavat laajat käyttöoikeudet, koska roolien oikeudet lasketaan yhteen.

VALMIIT RYHMÄT

Oletuksena mukana on ryhmiä kolmeen pääkäyttötarkoitukseen:

• Archicad-käyttäjät
• Ylläpitäjät – projektin ja palvelun ylläpitäjät (Service administrators)
• Katselijat – hyödyllinen ei-käyttäjille ja asiakkaille

Lukkokuvakkeella merkityt ryhmät jäsenineen synkronoidaan BIMcloud SaaS:iin yrityksen Graphisoft-tililtä.

(KÄYTTÄJä)roolit JA OIKEUDET

Oletuksena Lead Architect -rooli ei sisällä BIMcloudin Manager eli hallintaoikeuksia. Tämä on tarkoituksellista, koska kaikki käyttäjät eivät tarvitse tai hallitse BIMcloud Manager -verkkokäyttöliittymää.

Koska täysversio toimii keskitettynä projektidatan ja tiedostojen hallintapaikkana, käyttäjille on usein tarpeen antaa myös hallintaan liittyviä oikeuksia, jotta he voivat ladata ja jakaa tiedostoja.

Tärkeimmät oikeudet ja niiden tarkoitus:

• Muokkaa yksityiskohtia (Modify details) – mahdollistaa Details-sarakkeen toimintojen käytön kaikissa Manager-näkymissä
• Muokaa yhteyttä (Modify access) – avainhenkilöille, jotka hallitsevat käyttöoikeuksia
• Muokkaa sisältöä (Modify content) – sisällön muokkaus

Huomaa, että osa toiminnoista vaatii sekä Modify Details- että Modify Content -oikeudet sekä luonnollisesti myös muokattavan kohteen näkemisoikeuden.

Lisäksi:

• View item – kaikkien (erityisesti vieraiden) ei tarvitse nähdä käyttäjiä, ryhmiä tai rooleja
• View access – kaikkien ei tarvitse nähdä käyttöoikeuksia
• View activities – tapahtumien seuranta on tarkoitettu ylläpitäjille (”Big Brother”)

HUOMAA:
Details- eli yksityiskohdat sarake sisältää tärkeimmät toiminnot kaikissa BIMcloud Managerin osissa.

ROOLIT JA NIIHIN LIITTYVÄT OIKEUDET

Roolien avulla voidaan rajata Archicadin toiminnallisuuksia käyttäjiltä tai ryhmiltä. Useimmat asetukset ovat suoraan Archicad toimintoja ja siksi helposti ymmärrettäviä. Laajemmassa yhteistyökäytössä käyttäjältä voidaan esimerkiksi estää PLN-tiedoston tallennus tai rajoittaa Archicad pelkäksi katseluohjelmaksi, jolloin malliin ei voi tehdä muutoksia.

Kuten Archicadissakin suositellaan, oletusryhmiä ja -rooleja ei kannata muokata ennen kuin niiden vaikutukset ovat itselle täysin selviä. Sen sijaan kannattaa luoda kopio tarvetta lähinnä vastaavasta ja muokata sitä tarpeen mukaan, alkuperäisen jäädessä varmuuskopioksi.